Кейс № 3 по архетипам

 Кейс № 3 "Ситуационный анализ: задачи, приемы, технологии" Цель – научить участников системно работать с информацией и принимать управленческие решения Кейс разработала Т.Д.Зинкевич-Евстигнеева

 Ситуационный анализ: задачи, приемы, технологии

Цель – научить участников системно работать с информацией и принимать управленческие решения

Контекстуальная метафора - Рыцари Круглого Стола

Содержание кейса

1. Методический пакет учебного блока
2. Тестовые задания
3. Методический пакет игрового блока
4. Материал для «папки участника»
5. Перечень оборудования

МЕТОДИЧЕСКИЙ ПАКЕТ УЧЕБНОГО БЛОКА

1. Знакомство
Тренер: Приветствую вас, досточтимые рыцари. Вы знаете, что я - доверенное лицо легендарного Короля Артура. Меня зовут… (представление). Прошу представиться вас. Здесь это принято делать так. Каждому из вас нужно встать, поклониться всему собранию и сказать: «Сэр, такой-то (ваше имя), к вашим услугам!»
2. Разминка
Команда разделяется на три группы. Тренер раздает каждой группе свою часть загадки. Время обсуждения 3 минуты. Через 3 минуты команда образует общий круг. Задача участников на основе отгаданных ими загадок назвать имя артефакта Короля Артура. Время общего обсуждения 2 минуты. Если команда «зависает» тренер может тонко помогать им в разгадывании загадки.
В этом кейсе содержится загадка о свитке с печатью.
Первый информационный блок: позиционирование проблемы через легенду об артефакте
Тренер открывает участникам карточку с изображением свитка с печатью.
Свиток с печатью – это символ грамотной работы с информацией. Он помогает избегать основной ловушки, которую называют ДОМЫСЛАМИ.
Как-то королю Артуру рассказали, что сосед отзывался о нем не уважительно, говорил, что Артур распустил своих подданных и не тренирует воинов в боевых искусствах. Главный советник короля тут же поднял указательный палец, что означало предупреждение. «Берегись, король, - говорил советник, - сосед готовится к войне, нужно опередить его». Молодой и горячий Артур тут же отреагировал на его совет и приказал своим рыцарям собирать людей. Действительно, чего же еще можно ожидать от соседа, если он так отзывался об Артуре?
И вот Артур повел своих воинов через земли соседа, и брал в плен непокорных. Когда же дошел он до замка злокозненного соседа, тот вышел ему навстречу, неся в руках приветственную чашу. Ту, что подают только самым желанным гостям. «Странно, почему он выходит ко мне с приветственной чашей, а не с белым флагом?» – подумал Артур. Оказалось, сосед и в мыслях не имел воевать против Артура, и считал его достойным правителем.
Артур хотел было по возвращению немедленно казнить своего советника, а также тех, кто рассказывали ему о соседе небылицы, но Мерлин предостерег его. «Ты совершил ошибку, из-за того, что решение твое было основано на домыслах. Не стоит повторять ее снова», - сказал он и передал Артуру этот свиток с печатью. Король развернул свиток, и увидел, что там изображены три предмета. Это были символы предметов, которые помогали ему впоследствии принимать решения основанные не на домыслах, а на грамотной работе с информацией.
Но такой свиток был не у всех придворных короля Артура. И большинство из них имели привычку придумывать, домысливать. И вот однажды произошла такая история…
3. Первая игра: провокационная, проблематизирующая
Инструкция. Мы переносимся с вами ко двору короля Артура и становимся его придворными. Артур решил проверить, насколько умны его приближенные, смогут ли они отгадать три предмета, изображенные на его свитке с печатью. Он выставил перед придворными три картины, накрытые полотном. На покрывалах было пять дырок в разных местах. Через дырки были видны фрагменты картины. Покрывало плотно прилегало к картинам и поднять его не было возможности.
Сейчас вы видите перед собой эти три картины, накрытые покрывалами. По фрагментам вам нужно угадать, что изображено на картинах.
Король Артур дал своим подданным на домыслы всего 5 минут. Посмотрим, сможем ли мы с вами уложиться в это время.
Домыслы. В течении 5 минут участники группы отгадывают, что изображено на картинах. На картинах изображены КОЛЕСО, ТРИ СУНДУКА И ЛЕСТНИЦА. Когда они отгадают, тренер просит ответить на вопрос: каким образом эти три изображения помогали Артуру принимать государственные решения? Все версии участников записываются на доску.
Обсуждение.
? насколько эффективным оказалось домысливание?
Выводы. Нередко каждый из нас оказывается в ситуации дефицита информации, поэтому ситуационный анализ строится на домыслах. Для творчества они интересны, но для принятия ответственных решений – нет. Наша задача научиться использовать волшебный свиток в ситуационном анализе. Колесо, три сундука и лестница – это основные технологии, которые нам в этом помогут.

4. Второй информационный блок, содержательный
«Ситуационный анализ: задачи, приемы, технологии»

(упражнения находятся внутри методического материала)

Ситуационный анализ – это деятельность руководителя, направленная на ориентацию в проблемной ситуации и ее решение.
Основная задача ситуационного анализа – грамотно работать с информацией, без домыслов.
Задачи ситуационного анализа:
? системно работать с информацией
? выделять «информационные» и «белые пятна» в ситуации
? выстроить стратегию решения проблемы
? оценить риски ситуации
? научиться преодолевать расхождения в понятийном аппарате с основными участниками процесса решения проблемы

Приемы ситуационного анализа
? мониторинг эмоций
? ранжирование источников информации

Технологии ситуационного анализа:
? колесо
? три сундука
? лестница

Технология «Колесо»

Данная технология разработана на основе принципов, предложенных Мином Басадуром, и используется в ситуациях, когда имеется «не решаемая проблема». Самое главное в этом случае, не искать выход, а поразмышлять, делая последовательно восемь шагов. Таким образом Вы сможете дисциплинировать собственные мысли и мысли членов Вашей команды.
Тренер рисует колесо, от центра идут 8 спиц. Получается 8 секторов. 8 шагов.
В колесе 8 спиц, поэтому нашему мышлению предстоит сделать 8 шагов.
Шаг первый: «Туманная ситуация». Основная задача – описать проблему так, как вы себе ее представляете на данный момент. Здесь можно описывать собственные домыслы, опасения, чувства, даже приходящие в голову варианты решения. Основная ловушка этого этапа – поиск решения, принятие решения.
Описав проблему, вы обобщаете информацию: «Итак, на первый взгляд, проблема заключается в том-то. На данном этапе я собираюсь решать ее так-то» Это - «туманная формулировка» проблемы.
Шаг второй – «Поиск фактов». Задача этого шага дать несколько четких ответов на вопросы
? в чем конкретно проявляется проблема?
? что я о ней знаю?
? что о ней знают другие?
? чего я о ней не знаю? какой информации мне не хватает?

Третий шаг: «Определение проблемы». Ваша задача на этом шаге: дать проблеме позитивную формулировку.
Приведите несколько вариантов ответа на 2 вопроса:
? почему я имею эту проблему?
? что будет, когда у меня этой проблемы не станет?

Ответ на последний вопрос (что будет, если проблемы не будет?) – это образ решенной проблемы. Вам нужно соотнести образ решенной проблемой с вероятными причинами ее появления.
Определение проблемы – самый важный шаг, потому что, если проблема сформулирована правильно и позитивно, к вам придет ясность относительно того, в каком направлении проблему решать. Может быть так, что вы увидите, что на самом деле имеет место не одна, а две, или несколько проблем, которые нужно решать последовательно или параллельно. В этом случае – расставьте приоритеты. С решения какой проблемы вы начнете в первую очередь.

Шаг четвертый: «Создание поля идей». Это мозговой штурм. Все посетившие вас идеи необходимо записывать, не критикуя. не оценивая их реалистичность. Ваша задача набрать как можно больше идей. В конце этого шага у вас должно измениться настроение – появится чувство перспективы.

Шаг пятый: «Оценка и отбор». Задача шага – определить критерии отбора идей и оценить реалистичность каждой их них по выделенным критериям. Оставьте 2-3 рабочие идеи.

Шаг шестой: «Образ решения». Задача шага – продумать сценарий практической реализации наиболее реалистичной идеи. Описать мероприятия, шаги, которые вам предстоит сделать на пути решения.

Шаг седьмой: «Составление плана действий». Задача шага – составить конкретный и четкий план действий, направленный на практическое воплощение выбранного сценария. Для удобства заполняется таблица:

Шаг восьмой – «Действия и их оценка». Это шаг практической реализации и последующей оценки действий. После достижения результата полезно задать себе несколько вопросов:
- достигнут ли ожидаемый результат?
- какие трудности встретились в процессе реализации сценария?
- все ли трудности были учтены в начале? Если нет, то почему?
- какие интересные открытия были сделаны в процессе реализации сценария?
- чему вас может научить этот опыт?

УПРАЖНЕНИЕ
Вспомните нерешенную проблемную ситуацию. Проанализируйте ее при помощи технологии колеса, занося информацию в таблицу.

Технология трех сундуков (оценка рисков)
Нередко ситуационный анализ строится на технологии трех сундуков или оценки рисков. Основные вопросы::
- какие последствия повлечет воплощение этой идеи?
- Чем мы рискуем, выбирая этот путь?

Нужно последовательно наполнить информацией три сундука.
Сундук первый – чтобы его наполнить, нужно ответить как можно подробнее на вопрос: Если мы идем по этому пути, если мы принимаем это решение, какие неприятности и ущербы в принципе могут нас ожидать?
Сундук второй – чтобы его наполнить, нужно оценить реальную угрозу каждого риска, содержащегося в первом сундуке, сформировать возможный «негативный сценарий» развития событий.
Вопросы::
- Что нам грозит, если случится, произойдет…? или: что самое страшное может произойти, если…?
- Насколько реально, что произойдет это?
Сундук третий – он заполняется «противоядиями». Методом «мозгового штурма» вам нужно найти способы защиты и противодействия «негативным сценариям».
- Что можно сделать, если произойдет, случится это…?
- Если у нас ресурсы, страховка, если произойдет…?
Если «противоядие» не найдено для 70% «негативных сценариев», то потенциальное решение чрезвычайно рискованно. 30% риска допустимо. Однако бывают ситуации и решения, по отношению к которым справедливо и актуально крылатое выражение: «Риск благородное дело».

УПРАЖНЕНИЕ.
Вспомните ситуацию, требующую оценки рисков и заполните последовательно три сундука.

Технология лестницы (создание общего терминологического поля).
Данная технология позволяет сформировать единое для всех членов команды понимание ключевых характеристик и результатов работы. Для реализации данной технологии используется принцип конкретизации: для каждого понятия составляется «поле характеристик», отражающее понимание понятия каждым членом команды. После чего, команда формирует общее определение понятия.
Чтобы подняться по лестнице, нужно последовательно пройти ПЯТЬ ступенек.
Первая ступенька: Что это такое? Нужно записать как можно больше вариантов ответов.
Вторая ступенька: Что вы имели в виду? Нужно записать комментарии к каждому варианту ответа.
Третья ступенька: В чем различия? Нужно зафиксировать принципиальные отличия в комментариях.
Четвертая ступенька: В чем сходство? Нужно зафиксировать принципиальные сходства в комментариях.
Пятая ступенька: Новое общее определение. Нужно составить развернутое общее определение понятия с учетом и различия и сходства в комментариях.

УПРАЖНЕНИЕ. Инструкция. Разделитесь на три группы. С использованием технологии лестницы –
первая группа формирует рабочее определение понятия ИНИЦИАТИВНОСТЬ
вторая группа формирует рабочее определение понятия ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
третья группа формирует рабочее определение понятия ТВОРЧЕСТВО

Понятие, над определением которого вы работаете (подчеркните) : ИНИЦИАТИВНОСТЬ, ОТВЕТСТВЕННОСТЬ, ТВОРЧЕСТВО

6. Обобщение
Обобщая материал, тренер четко проговаривает ответы на тестовые задания.
Ситуационный анализ – это процесс работы с проблемной ситуацией. Мы системно работаем с информацией, оцениваем риски, выстраиваем стратегию решения проблемы. Мы отходим от классической русской схемы – кто виноват? что делать? с чего начать? И начинаем анализ с описания проблемы. Чтобы ситуационный анализ был эффективным, необходимо осуществлять мониторинг эмоций, с тем, чтобы наши чувства и желания не туманили разум. В противном случае мы рискуем прийти к неверным выводам. В нашем арсенале есть три технологии – Колесо, Три сундука и Лестница. Мы знаем, для того чтобы решить проблему, нужно увидеть образ результата. Поэтому мы задаемся вопросом: что будет, когда у меня этой проблемы не будет? Оценивая риски, мы наполняем два сундука информацией о рисках и угрожающих сценариях, а в третий сундук складываем противоядия. А чтобы говорить с сотрудниками на одном языке мы проходим 5 ступеней технологии Лестница.


Итак, свиток с печатью Короля Артура постепенно становится нашим рабочим инструментом. Однако мы пока имеем с вами дело лишь с копией артефакта. Настоящий свиток вам предстоит найти после обеда, выполнив непростые задания. Приключения продолжаются!


ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ К МЕТОДИЧЕСКОМУ ПАКЕТУ
(правильные ответы отмечены красным цветом)


1. В задачи ситуационного анализа не входит:
а. системная работа с информацией
б. выстраивание стратегии решения проблемы
в. оценка рисков ситуации
г. вынесение выговора безответственным сотрудникам

2. Для того, чтобы ситуационный анализ был эффективным, необходимо…
а. осуществлять мониторинг эмоций

б. переговорить с вышестоящими

в. плотно пообедать
г. пригласить консультанта

3. В начале ситуационного анализа следует…
а. активно искать решение проблемной ситуации
б. описать проблему так, как представляешь ее себе на данный момент

в. наказать виновных в возникновении проблемной ситуации
г. прогуляться на свежем воздухе

4. Ключевым вопросом на этапе «Определение проблемы» в технологии Колеса является…
а. в чем конкретно проявляется проблема?
б. что нужно сделать?
в. что будет, когда у меня этой проблемы не станет?

г. чему вас может научить этот опыт?

5. Сколько «ступенек» в технологии Лестница?
а. 2
б. 4
в. 3
г. 5